No ambiente corporativo, manter a referência de qualidade do negócio, dos processos e produtos é essencial para o sucesso e a competitividade de uma empresa. Uma ferramenta elementar para garantir essa qualidade é o relatório de não conformidade. Mas afinal, o que é esse relatório e por que ele é tão importante?
O relatório de não conformidade (RNC) é um documento onde se registra todos os desvios/não conformidades e problemas identificados ao longo dos processos de uma empresa, ou mesmo em avaliações/auditorias. Esses desvios podem ser encontrados em qualquer etapa, seja na fabricação de produtos, prestação de serviços ou em processos administrativos internos. O objetivo do RNC é, ao identificar um desvio, relatar e documentar para que se possa corrigir essas não conformidades para garantir que os padrões de qualidade sejam mantidos.
A importância do relatório de não conformidade
No contexto de sistemas de gestão, inclusive o de qualidade, o RNC é uma ferramenta fundamental, pois ele ajuda a empresa, ao detectar problemas/desvios, que se inicie rapidamente o processo de correção, permitindo ações corretivas imediatas (contenções), outras ações que eliminem as causas dos problemas, evitando que os mesmos erros se repitam. Além disso, o relatório auxilia na melhoria contínua dos processos, garantindo a conformidade com normas e padrões, como a ISO 9001.
Tipos de não conformidades
As não conformidades podem ser classificadas em diferentes tipos, dependendo do impacto e da origem do desvio, como por exemplo:
- Não conformidades menores: Pequenos desvios que não afetam significativamente o produto final ou serviço, mas que devem ser corrigidos para evitar problemas futuros.
- Não conformidades maiores: Desvios significativos que podem comprometer a qualidade do produto ou serviço, exigindo ações corretivas urgentes.
- Não conformidades críticas: Falhas graves que podem causar danos ao cliente ou ao negócio, necessitando de atenção imediata e ações corretivas rigorosas.
A norma isso 19011 – Diretrizes para auditorias em sistemas de gestão define apenas NÃO CONFORMIDADES, que são os desvios relativos aos padrões, ou o não atendimento a um requisito (seja da norma, da organização, de clientes e outros requisitos). As variações acima citadas são convenções de mercado, variações adotadas, principalmente pelos organismos certificadores, para demonstrar a gravidade do desvio encontrado. A depender da “gravidade”, um organismo certificador pode decidir retornar à organização para fechar a Não Conformidade, após sua correção, e só então indicar a organização para certificação ou revalidar/garantir a manutenção da certificação da organização.
Dicas para elaboração de um relatório eficaz
Para que o RNC seja eficiente, ele deve ser claro e detalhado. Aqui estão algumas dicas para elaborar um bom relatório de não conformidade:
- Registre todas as informações importantes sobre a não conformidade, como data, local/área, produto, processo, situação;
- Descreva/ relate a Não Conformidade, ou seja, faça uma descrição do problema/ desvio identificado
- Em um processo de investigação de causa do problema, através de ferramentas como 5 porquês, Ishikawa (espinha de peixe), ou até mesmo o 8D – 8 Disciplinas e MASP (metodologias para análise e solução de problemas) identifique a causa/origem do problema para evitar que ele ocorra novamente.
- Defina as medidas necessárias para corrigir a não conformidade e quem será responsável por implementá-las. Defina as ações corretivas para eliminar as causas encontradas. Sim, um problema/ desvio pode ter mais de uma causa!
- Acompanhe a execução das ações corretivas e verifique se o problema foi resolvido de forma eficaz. Faça a verificação de eficácia das ações tomadas!
4 benefícios do relatório de não conformidade
Implementar e utilizar corretamente o RNC traz diversos benefícios para a empresa:
- Melhoria contínua: Ao identificar e corrigir não conformidades, a empresa melhora constantemente seus processos e produtos.
- Redução de custos: Corrigir problemas ajuda a prevenir novas ocorrências e, a prevenção de problemas, reduz gastos com reincidências, retrabalho e desperdício.
- Satisfação do cliente: Manter a qualidade dos produtos e serviços aumenta a confiança e a satisfação dos clientes e demais partes interessadas.
- Conformidade com normas: O RNC ajuda a empresa a cumprir normas e padrões de gestão, como a ISO 9001 de Qualidade , aumentando sua credibilidade no mercado, expondo seu diferencial competitivo.
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Para mais detalhes sobre como garantir a qualidade na sua empresa, leia nosso artigo: 3 motivos para contratar uma consultoria ou assessoria de qualidade.
